Hyper Doc Flow è il software documentale che ti permette di archiviare qualsiasi tipo di dato: fax, e-mail, documenti di Office o di Open Office, disegni, film, musica, spool di stampa. Dall’altra consente di gestire, in tutta sicurezza, tutti i flussi dei processi aziendali: in pratica un sistema evoluto di workflow management.
Hyper Doc ti garantisce la gestione delle firme digitali, la pubblicazione dei documenti su web, la possibilità di definire delle associazioni e la creazione di fascicoli.
Hyper Doc è lo strumento ideale per qualsiasi azienda, in particolar modo per quelle che intendono attivare la certificazione ISO 9000 o che l’hanno già ottenuta in precedenza.
Infine, con il software documentale, è possibile definire degli standard di creazione dei documenti e gestirne le successive revisioni.
LA GESTIONE DOCUMENTALE
Hyper Doc Flow vi permette una gestione ottimale di tutta la vostra documentazione aziendale, potrete infatti:
- archiviare protocolli, fascicoli, moduli, log, allegati, promemoria, ecc.. in modalità massiva;
- creare complesse liste di distribuzione;
- condividere velocemente ogni tipo di informazione presente in azienda;
- effettuare una acquisizione della vostra documentazione da file, intere cartelle, fax server, scanner, Exchange, spool di stampa, ecc..
Ecco una lista delle principali funzionalità:
- archiviazione manuale o massiva;
- immissione del documento in fascicoli;
- esportazione dei documenti in formato pdf/ originale
stampa della lista dei documenti; - visualizzazione dei movimenti interni dei documenti,
invio dei documenti ad altri utenti con posta interna; - inserimento di nuove revisioni dei documenti;
- inserimento e visualizzazione delle note e degli allegati
- modifica e gestione del profilo del documento;
- generazione file di log, per la registrazione degli eventi e delle operazioni eseguite dagli utenti;
- creazione legami tra documenti;
- impostazione permessi e riservatezze utenti;
- gestione dei promemoria;
- gestione dei protocolli;
- gestione delle liste di distribuzione;
- definizione aree organizzative;
CONFIGURAZIONI DI PROFILO DI DOCUMENTI
Hyper Doc Flow permette di associare a ciascun documento un insieme di informazioni o caratteristiche denominate campi.
Di conseguenza, sulla base della tipologia di documento, l’amministratore del software documentale ha la possibilità di creare campi personalizzati e ciascuno di essi viene a rappresentare una chiave di ricerca.
In aggiunta a dei campi standard (per esempio oggetto, destinatario, mittente, data) è possibile definire dei campi creati dall’utente. Questi ultimi possono essere applicati a tutti i documenti indistintamente o solo ad alcune tipologie di questi ultimi.
RICERCA AVANZATA
Come in tutti i software gestionali, Hyper Doc Flow permette di effettuare ricerca dei documenti e all’interno degli stessi.
Rispetto alla concorrenza, tuttavia, l’operazione risulta molto più semplice ed efficace. Le ricerche possono essere anche salvate e caricate all’occorrenza. E’ possibile modificare al volo i parametri di una ricerca salvata e riutilizzarla ogniqualvolta sia necessario.
La griglia dei risultati della ricerca può essere del tutto personalizzata sulla base delle esigenze degli utenti.
La tecnologia utilizzata è di tipo relazionale; ciò garantisce efficacia ed efficienza: attraverso questo sistema, l’utente potrà individuare aggregati di documenti mediante la selezione di flitri.
Ovviamente possono essere effettuate ricerche su ciascun campo del profilo di un documento, su note allegati agli stessi o sui dati anagrafici del mittente e/o del destinatario.
MODULO WEB
Hyper Doc Flow è tra i pochi software documentale per la gestione documentale che vi permette di accedere alle informazioni tramite un normalissimo browser, come Internet Explorer o Mozilla Firefox.
L’unico vincolo è rappresentato, ovviamente, dal disporre di un accesso a internet.
Potrete pertanto effettuare via web tutte le operazioni realizzate in ambito client-server.
Attraverso il modulo web è possibile anche l’immissione di documentazione, oltre alla semplice consultazione.
È possibile effettuare ricerche, visualizzare note, cambiare il profilo del documetno, caricare documenti, visualizzare revisioni, consultare la propria posta elettronica, inviare messaggi ad altri utenti che utilizzando il software documentale, gestire le proprie attività ed effettuare ogni altra attività in tutta sicurezza al di fuori del proprio amibiente di lavoro.
GESTIONE WORKFLOW
Il modulo di Gestione Documentale di Hyper Doc Flow permette di creare un flusso operativo alla documentazione aziendale: è possibile, pertanto, definire delle azioni da effettuarsi, dei tempi da rispettare e degli utenti che possono visualizzare un documento, apporre la propria firma e redistribuirlo. Ogni passaggio afferente al flusso viene costantemente monitorato dal software documentale.
Una gestione dei processi di questo tipo permette di migliorare sensibilmente la produttività aziendale proprio attraverso la definizione di un flusso di informazioni che soddisfa determinate regole stabilite a priori.
In questo modo è praticamente impossibile smarrire informazioni, si snellisce l’attività aziendale incrementando efficacia ed efficienza e si ottiene una sensibile riduzione dei costi ed un aumento della produttività aziendale.
Hyper Doc Flow gestisce anche, in maniera totalmente automatica, le scadenze attraverso un campo inbox che raccoglie tutti i processi che devono essere effettuati.
Tutte le operazioni da effettuarsi possono essere programmate attraverso un pratico Wizard; attraverso di esso è possibile stabilire attività, definire attributi, proprietà ed operazioni da realizzarsi.
Il piano di lavoro è rappresentato da un diagramma di flusso che visualizza, in tempo reale, lo stadio di ciascuna attività.
Parallelamente viene data la possibilità ai supervisori di generare dei speciali report che consentono a questi ultimi di valutare efficacemente l’avanzamento di ciascun processo.
Le funzioni di controllo, inoltre, permettono di determinare la presenza di “colli di bottiglia” e di valutare qualsiasi varianza possa destabilizzare il processo. L’individuazione di questi permette agli utenti abiltiati di intervenire e modificare, immediatamente, i loro parametri e le loro caratteristiche.
Infine, attraverso dei punti di monitoraggio, è possibile stabilire l’avanzamento del processo.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Per qualsiasi realtà aziendale la conservazione dei documenti rappresenta un fardello non di poco conto: sono necessari ampi spazi, armiadi e scaffali per custodire enormi masse di carta.
Ora grazie alle regole tecniche definite dal Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) e alla legislazione promulgata dal Ministero dell’Economia e del Lavoro è consentita, con validità legale, la trasformazione in formato digitale di tutta la documentazione contabile e non di una azienda.
Tutte le attività volte ad ottenere questo risultato rientrano nel concetto di Conservazione Sostitutiva.
Un primo passo è determinato dalla cosiddetta archiviazione ottica, una procedura che consente di “fotografare” i documenti e di memorizzarli all’interno di dischi ottici o altri dispositivi di storaggio. Questi potranno poi essere visualizzati attraverso qualsiasi pc dell’azienda.
Come si diceva attualmente la Legge considera la Conservazione Sostitutiva quale una alternativa alla conservazione di tipo tradizionale ma, a breve, essa rappresenterà l’unica forma di custodia della propria documentazione aziendale.
Di conseguenza adeguarsi ora significa, di fatto, realizzare una operazione estremamente utile per il futuro.
Consideriamo ora tutti i vantaggi offerti dal modulo di Conservazione Sostitutiva di Hyper Doc Flow:
- eliminazione dell’ingombro della documentazione;
- maggiore rapidità di accesso alla documentazione;
- trasmissione immediata, mediante e-mail, della documentazione;
- diminuzione del rischio di danneggiamento e di perdita della documentazione;
- possibilità di visualizzazione a schermo della documentazione senza la necessità di effettuare stampe.
- Incremento della produttività in azienda derivante dall’utilizzo di documentazione in digitale. Quest’ultimo è stato stimato in una percentuale variabile tra il 5% e il 10%.
Per maggiori informazioni sui processi di Conservazione Sostitutiva rimandiamo all’omonimo portale.
FAX E E-MAIL
Il software documentale Hyper Doc Flow permette di utilizzar i fax server più diffusi, tra i quali: Fax Server di Windows 2003 server, Faxsys, Zetafax, Faxmaker. Il modulo permette di ottenere, in allegato, il rapporto di invio.
Hyper Doc Flow, inoltre, dispone di un client e-mail che permette l’invio e la ricezione di e-mail e la loro conservazione all’interno di cartelle definite dall’utente. Riesce a collegarsi a svariati server di posta quali, ad esempio, Microsoft Exchange, Lotus Notes e Pop3.
Ovviamente tutte le e-mail che vengono inviate o ricevute dall’applicazione possono essere archiviate all’interno della applicazione in maniera automatica.
Il software ha l’obiettivo di gestire la distribuzione e lo smistamento ai reparti interessati della documentazione sin dal suo ricevimento.
In ogni istante viene data facoltà, inoltre, di consultare tutta la movimentazione di un documento e di verificare chi, tra i dipendenti dell’azienda, ne ha preso visione.
l’e-mail client di Hyper Doc Flow può essere utilizzato in sostituzione o in affiancamento del tradizionale client e-mail (ad esempio Outlook Express). Questo permette di archiviare qualsiasi messaggio di posta elettronica con semplicità e sicurezza.
FIRMA DIGITALE
Firmare digitalmente significa garantire la validità giuridica ad un documento digitale.
Attraverso il software documentale Hyper Doc Flow è possibile effettuare tutte le operazioni necessarie a garantire la leggittimità della firma elettronica: operazione di firma, verifica e crittografia. Il sistema prevede, inoltre, a determinare la marcatura temporale (la certificazione della data e dell’ora in cui è avvenuta la firma) e la procedura di verifica delle firme (permette di certificare l’identità di coloro che hanno apposto firme multiple all’interno di uno stesso documento).
Ricordiamo che, secondo il DPCM dell’8 febbraio 1999, Testo Unico 445/2000, 24/98, la firma elettronica è del tutto equivalente alla firma autografa realizzata tradizionalmente.
Un elenco delle operazioni che Hyper Doc Flow consente di effettuare:
- firma digitale di un documento precedentemente archiviato;
- visionare i documenti a cui è stata apposta la firma digitale;
- aggiunta di nuove firme ad un documento che ne è già provvisto;
- verifica delle firme;
- apposizione di marcatura temporale.
MODULO OCR
Il software documentale Hyper Doc Flow consente di acquisire tutta la documentazione tramite scanner. Ai contenuti trasformati in formato digitale viene assegnato lo status di documento e, da quel momento, è possibile effettuare l’editing e la ricerca attraverso l’omonima opzione (ricerca Full Text).
L’infrastruttura OCR di tipo eveluto permette di effettuare l’operazione di “pulizia del testo” e di “concatenazione delle parole”.
Viene, inoltre fornito suppporto per tutte le lingue europee.
CD READER
Il software documentale Hyper Doc Flow permette la creazione di cd cosiddetti autoconsistenti e cioè che non solo contengono una copia della documentazione aziendale, ma che permettono anche la ricerca all’interno della stessa, in modalità non dissimile da quella prevista dal sistema documentale.
