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Arxivar

Cos’è?

E’ il software documentale con cui potrai:

  •  archiviare documenti cartacei di qualsiasi tipo: fax, e-mail, documenti di Office o di Open Office, disegni, film, musica, spool di stampa;
  •  gestire, in tutta sicurezza, tutti i flussi dei processi aziendali.

Arxivar ti permette di gestire le informazioni definendone la sicurezza, i processi di gestione, in poche parole il “Workflow Management”.
Potrai distribuirle, firmare digitalmente i documenti, pubblicarli sul WEB, organizzarli, associarli tra di loro per formare una pratica e molto altro ancora.
Costituiscono inoltre l’unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda, ottimo per gli studi certificati (ISO 9000) o che vogliono regolare la creazione dei documenti secondo degli standard, gestendone le diverse revisioni.

Quando serve?

Quando il volume o l’importanza delle informazioni è tale da necessitare di sicurezza e gestibilità. Quando si percepisce il valore delle informazioni e dei documenti o quando questi rappresentano il valore stesso.

 

Brochure Arxivar

IX: il servizio di invio FE alla PA

 

La gestione documentale

Con Arxivar puoi:

  • archiviare protocolli, fascicoli, moduli, log, allegati, promemoria, ecc.. in modalità massiva;
  • creare complesse liste di distribuzione;
  • condividere velocemente ogni tipo di informazione presente in azienda;
  • effettuare una acquisizione della vostra documentazione da file, intere cartelle, fax server, scanner, Exchange, spool di stampa, ecc..

Configurazioni di profilo di documenti

Con Arxivar puoi:

associare a ciascun documento un insieme di informazioni o caratteristiche denominate “campi”. L’amministratore del software documentale ha quindi la possibilità di creare campi personalizzati e ciascuno di essi viene a rappresentare una chiave di ricerca.
In aggiunta a dei campi standard (per esempio oggettodestinatariomittentedata) è possibile definire dei campi creati dall’ utente. Questi ultimi possono essere applicati a tutti i documenti indistintamente o solo ad alcune tipologie di questi ultimi.

Ricerca avanzata

Con Arxivar:

puoi effettuare ricerca dei documenti e all’ interno degli stessi, attraverso un’operazione molto più semplice ed efficace rispetto alla concorrenza.
Le ricerche può essere anche salvate e caricate all’ occorrenza. E’ possibile modificare istantaneamente i parametri di una ricerca salvata e riutilizzarla ogniqualvolta sia necessario.
La griglia dei risultati della ricerca può essere del tutto personalizzata sulla base delle esigenze degli utenti. La tecnologia utilizzata è di tipo relazionale garantendo efficacia ed efficienza: attraverso questo sistema, l’utente potrà individuare aggregati di documenti mediante la selezione di filtri. Ovviamente possono essere effettuate ricerche su ciascun campo del profilo di un documento, su note allegati agli stessi o sui dati anagrafici del mittente e/o del destinatario.

Modulo WEB

Con Arxivar:

puoi accedere alle informazioni tramite un normalissimo browser, come Internet Explorer, Firefox, Chrome o Opera. L’unico vincolo è rappresentato, ovviamente, dal disporre di un accesso a internet.
Potrai pertanto effettuare via web tutte le operazioni realizzate in ambito client-server. Attraverso il modulo web è possibile anche l’immissione di documentazione, oltre alla semplice consultazione.
È possibile effettuare ricerche, visualizzare note, cambiare il profilo del documento, caricare documenti, visualizzare revisioni, consultare la propria posta elettronica, inviare messaggi ad altri utenti che utilizzando il software documentale, gestire le proprie attività ed effettuare ogni altra attività in tutta sicurezza al di fuori del proprio ambiente di lavoro.

Gestione Workflow

Con Arxivar:

puoi creare un flusso operativo alla documentazione aziendale: definire le azioni da effettuarsi, i tempi da rispettare e gli utenti che possono visualizzare un documento, apporre la propria firma e redistribuirlo. Ogni passaggio afferente al flusso viene costantemente monitorato dal software documentale.
La gestione del flusso di informazioni rende così impossibile lo smarrimento di informazioni, snellisce l’attività aziendale incrementando efficacia ed efficienza e permette di ottenere una sensibile riduzione dei costi ed un aumento della produttività aziendale.
Arxivar gestisce anche, in maniera totalmente automatica, le scadenze attraverso un campo inbox che raccoglie tutti i processi che devono essere effettuati.
Tutte le operazioni possono essere programmate attraverso un pratico Wizard attraverso il quale è possibile stabilire attività, definire attributi, proprietà ed operazioni da realizzarsi.
Il piano di lavoro è rappresentato da un diagramma di flusso che visualizza, in tempo reale, lo stadio di ciascuna attività.
Parallelamente viene data la possibilità ai supervisori di generare dei speciali report che consentono a questi ultimi di valutare efficacemente l’avanzamento di ciascun processo.
Le funzioni di controllo, inoltre, permettono di determinare la presenza di “colli di bottiglia” e di valutare qualsiasi varianza possa destabilizzare il processo. L’individuazione di questi permette agli utenti abilitati di intervenire e modificare, immediatamente, i loro parametri e le loro caratteristiche.
Infine, attraverso dei punti di monitoraggio, è possibile stabilire l’avanzamento del processo.

Conservazione elettronica digitale

Con Arxivar puoi:

gestire la Conservazione Elettronica che a breve rappresenterà l’unica forma di custodia della propria documentazione aziendale.
Per qualsiasi realtà aziendale infatti la conservazione dei documenti rappresenta un fardello non di poco conto: sono necessari ampi spazi, armadi e scaffali per custodire enormi masse di carta.
Ora grazie alle regole tecniche definite dal CAD (Codice Amministrazione Digitale) e alla legislazione promulgata dal Ministero dell’Economia e del Lavoro è consentita, con validità legale, la trasformazione in formato digitale di tutta la documentazione contabile e non di una azienda.
Tutte le attività volte ad ottenere questo risultato rientrano nel concetto di Conservazione Sostitutiva (http://www.conservazione-sostitutiva.it/).
Un primo passo è determinato dalla cosiddetta archiviazione ottica, una procedura che consente di “fotografare” i documenti e di memorizzarli all’interno di dischi ottici o altri dispositivi di storaggio. Questi potranno poi essere visualizzati attraverso qualsiasi pc dell’azienda.
I vantaggi offerti dal modulo di Conservazione Sostitutiva di Arxivar sono:

  •  eliminazione dell’ingombro della documentazione;
  • maggiore rapidità di accesso alla documentazione;
  •  trasmissione immediata, mediante e-mail, della documentazione;
  •  diminuzione del rischio di danneggiamento e di perdita della documentazione;
  •  possibilità di visualizzazione a schermo della documentazione senza la necessità di effettuare stampe;
  •  incremento della produttività in azienda derivante dall’utilizzo di documentazione in digitale. Quest’ultimo è stato stimato in una percentuale variabile tra il 5% e il 10%.

Fax e E-mail

Con Arxivar puoi:

utilizzare i fax server più diffusi, tra cui: Fax Server di Windows 2012 server, Faxsys, Zetafax, Faxmaker. Il modulo permette di ottenere, in allegato, il rapporto di invio.
Arxivar, inoltre, dispone di un client e-mail che permette l’invio e la ricezione di e-mail e la loro conservazione all’interno di cartelle definite dall’utente. Riesce a collegarsi a svariati server di posta quali, ad esempio, Microsoft Exchange, Lotus Notes e Pop3.
Ovviamente tutte le e-mail che vengono inviate o ricevute dall’applicazione possono essere archiviate all’interno della applicazione in maniera automatica.
Il software ha l’obiettivo di gestire la distribuzione e lo smistamento ai reparti interessati della documentazione sin dal suo ricevimento.
In ogni istante viene data facoltà, inoltre, di consultare tutta la movimentazione di un documento e di verificare chi, tra i dipendenti dell’azienda, ne ha preso visione.
L’e-mail client di Arxivar può essere utilizzato in sostituzione o in affiancamento del tradizionale client e-mail (ad esempio Outlook Express). Questo permette di archiviare qualsiasi messaggio di posta elettronica con semplicità e sicurezza.

Firma digitale

Firmare digitalmente significa garantire la validità giuridica ad un documento digitale.

Con Arxivar puoi:

effettuare tutte le operazioni necessarie a garantire la legittimità della firma elettronica: operazione di firma, verifica e crittografia. Il sistema prevede, inoltre, a determinare la marcatura temporale (la certificazione della data e dell’ora in cui è avvenuta la firma) e la procedura di verifica delle firme (permette di certificare l’identità di coloro che hanno apposto firme multiple all’interno di uno stesso documento).

Ti ricordiamo che, secondo il DPCM dell’8 febbraio 1999, Testo Unico 445/2000, 24/98, la firma elettronica è del tutto equivalente alla firma autografa realizzata tradizionalmente.

Modulo OCR

Con Arxivar puoi:

acquisire tutta la documentazione tramite scanner. Ai contenuti trasformati in formato digitale viene assegnato lo status di documento e, da quel momento, è possibile effettuare l’editing e la ricerca attraverso l’omonima opzione (ricerca Full Text).
L’infrastruttura OCR di tipo evoluto permette di effettuare l’operazione di “pulizia del testo” e di “concatenazione delle parole”.
Viene inoltre fornito supporto per tutte le lingue europee.

CD Reader

Con Arxivar puoi:

creare chiavette USB o CD cosiddetti “autoconsistenti” ovvero supporti che, non solo contengono una copia della documentazione aziendale, ma che permettono anche la ricerca all’interno della stessa, in modalità simile a quella prevista dal sistema documentale.